Koniec roku to dla wielu przedsiębiorców nie tylko czas podsumowań, ale również moment na uporządkowanie magazynu. Spis z natury, czyli remanent, jest ważnym elementem rozliczenia działalności i warto przygotować się do niego odpowiednio wcześniej.
Nie warto zostawiać tego na ostatni dzień. Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja pozwala nie tylko prawidłowo zamknąć rok, ale również sprawdzić, czy rzeczywisty stan magazynu zgadza się z dokumentacją.
Co należy sprawdzić przed końcem roku?
Przed rozpoczęciem spisu warto uporządkować dokumentację i sam magazyn. W szczególności dobrze sprawdzić:- czy wszystkie faktury zakupu towarów zostały przekazane do księgowości,
- czy wszystkie przyjęcia i wydania towarów zostały prawidłowo zarejestrowane,
- czy w magazynie znajdują się towary, które nie są ujęte w ewidencji,
- czy nie występują różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a dokumentacją,
- czy są towary uszkodzone, przeterminowane lub niepełnowartościowe,
- czy nie ma pozycji, które od dłuższego czasu zalegają w magazynie.
Im wcześniej wykryjemy niezgodności, tym łatwiej je wyjaśnić i prawidłowo rozliczyć.
Spis z natury – co obejmuje?
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności spis może obejmować m.in. towary handlowe, materiały, produkty gotowe czy półprodukty.
Podczas spisu należy ustalić przede wszystkim rzeczywistą ilość poszczególnych składników majątku znajdujących się w magazynie. Następnie wartości wykazane w spisie należy prawidłowo ustalić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danej formy prowadzenia księgowości.
Warto pamiętać, że szczegółowe zasady dotyczące spisu zależą m.in. od tego, w jaki sposób przedsiębiorca prowadzi księgowość i jak rozlicza podatki.
Co z towarem, który jest uszkodzony lub nie nadaje się do sprzedaży?
To jedna z sytuacji, którym warto przyjrzeć się szczególnie dokładnie.
Jeżeli w magazynie znajdują się towary uszkodzone, przeterminowane albo takie, których sprzedaż jest niemożliwa lub znacznie utrudniona, nie należy automatycznie traktować ich tak samo jak pełnowartościowego towaru.
Takie przypadki powinny zostać odpowiednio udokumentowane i skonsultowane z księgowością, aby prawidłowo ustalić sposób ich ujęcia w rozliczeniu.
Czy warto zrobić remanent wcześniej?
Tak – ale trzeba rozróżnić przygotowanie magazynu od właściwego spisu na dzień kończący rok podatkowy. Już kilka tygodni wcześniej można uporządkować magazyn, sprawdzić dokumenty i wyjaśnić różnice. Dzięki temu sam spis przebiegnie znacznie sprawniej. Dobrym rozwiązaniem jest również przygotowanie listy magazynowej i podzielenie pracy pomiędzy osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary.
Najczęstsze błędy przy inwentaryzacji magazynu
W praktyce problemy najczęściej wynikają z:
- rozpoczęcia przygotowań dopiero pod koniec roku,
- braku aktualnej ewidencji magazynowej,
- nieuwzględnienia wszystkich przyjęć i wydań,
- pominięcia towarów uszkodzonych lub zalegających,
- nieprawidłowego udokumentowania różnic,
- braku uzgodnienia danych magazynowych z dokumentacją księgową.
Dlatego warto potraktować inwentaryzację nie tylko jako obowiązek, ale również jako kontrolę stanu firmy przed zamknięciem roku.
Magazyn na koniec roku – prosta checklista
Przed końcem roku sprawdź:
- Czy wszystkie dokumenty zakupu zostały zaksięgowane?
- Czy wszystkie przyjęcia i wydania magazynowe są ujęte w ewidencji?
- Czy rzeczywisty stan magazynu odpowiada dokumentacji?
- Czy są towary uszkodzone, przeterminowane lub niepełnowartościowe?
- Czy wszystkie różnice zostały wyjaśnione?
- Czy dokumentacja potrzebna do spisu jest przygotowana?
- Czy sposób wyceny i rozliczenia spisu został ustalony z księgowością?
Nie czekaj z magazynem do ostatnich dni grudnia
Dobrze przygotowany magazyn oznacza mniej stresu przy zamknięciu roku i mniejsze ryzyko błędów w rozliczeniach.
Jeżeli nie masz pewności, jak prawidłowo przygotować magazyn, przeprowadzić spis z natury lub rozliczyć jego wynik, warto skonsultować się z księgowością jeszcze przed końcem roku.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest dobrze przygotowana do zamknięcia roku? Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować się do prawidłowego rozliczenia.