Firmy oferujące usługi księgowe w outsourcingu, tworząc cennik czy przygotowując ofertę dla potencjalnych klientów, często bazują na przedziałach zawierających określoną liczbę dokumentów. Z naszej praktyki rynkowej wynika, że zazwyczaj jest to mało efektywne dla klientów – szczególnie jeżeli przekraczają limit o kilka dokumentów, a zgodnie z cennikiem, wynagrodzenie kalkulowane jest wówczas na podstawie wyższego progu. W takiej sytuacji cena za usługi księgowe, w odczuciu klienta, jest nieadekwatna do faktycznie wykonanej przez biuro księgowe pracy.

Wady rozliczania na podstawie „przedziałów”

Wskazywane przez klientów wady takiego rozwiązania to również:

Poczucie, że klient płaci, za pracę, która nie była faktycznie wykonana.
Mało elastyczne podejście do sytuacji klienta (brak uwzględnienia sezonowości czy specyfiki branżowej – np. są okresy, gdy przedsiębiorstwo ma tylko kilka dokumentów, a w innych miesiącach kilkaset).
Faktura powiększona o opłatę za dodatkowy przedział dokumentów, to często zaskoczenia dla klienta.

Rozliczania za dokument

CDB skonstruowało dla przedsiębiorców ofertę, gdzie klient płaci za faktycznie wykonaną pracę. Każda czynność jest oddzielnie wyceniona (sprawdzamy i stale weryfikujemy czasochłonność poszczególnych czynności). Otrzymując fakturę klient widzi wyszczególnione wszystkie pozycje, więc dokładnie wie, co składa się na ostateczna cenę. Dodatkowo, CDB stosuje narzędzia umożliwiające automatyzację pracy (import dokumentów, skanowanie dokumentów i ich rozpoznawanie). Te nowoczesne rozwiązania pomagają obniżyć czasochłonność świadczonej w outsourcingu usługi księgowej i obniżyć jej koszt dla klienta.

Zalety tego sposobu kalkulowania wynagrodzenia

Przewidywalność wynagrodzenia za księgowość – klient wie za co i ile płaci.
Klient ma wpływ na ostateczna cenę – wiedząc, która pozycja generuje największe koszty, może np. ograniczyć liczbę faktur zakupowych poprzez agregację dokumentów od dostawców.
Cena za księgowość rośnie proporcjonalnie do rozwoju firmy.

CASE STUDY

Kalkulacja wynagrodzenia – księgowość w outsourcingu

Założenia:
Firma handlowa, wiodąca w swojej branży, działa na terenie Polski i UE, obroty 12 mln złotych, około 40 faktur sprzedażowych miesięcznie, około 130 dokumentów kosztowych, 15 pracowników. Dodatkowo firma otrzymuje co miesiąc raport zarządczy (wg specyficznych wymogów spółki matki).

Przykładowe, orientacyjne wynagrodzenie netto za 1 miesiąc w PLN za outsourcing księgowości oraz outsourcing kadrowo-płacowy

LP	Usługa	Zakładana liczba zdarzeń
1	Abonament ^[1]	1
2	Faktura sprzedaży – import	40
3	Dokument prosty bez VAT	20
4	Faktura kosztowa z VAT skanowana	130
5	Zaksięgowanie wyciągu dziennego w PLN	20
6	Pozycja na wyciągu PLN – wyciąg importowany	200
7	Zaksięgowanie wyciągu walutowego	5
8	Pozycja na wyciągu walutowym	10
9	Lista Płac importowana	1
10	Zapisy na Liście Płac	18
11	Rozliczenie delegacji	10
12	Oddanie środka trwałego do użytkowania	1
13	Polecenia księgowania	10
14	Pozycje na PK (poleceniu księgowania)	20
15	Usługi kadrowo- płacowe	15
16	Sporządzenie raportu zarządczego (za miesiąc)^[2]	1

Wynagrodzenie, skalkulowane na podstawie powyższego zestawienia zdarzeń występujących w przedsiębiorstwie, to kwota 4 674,00 zł netto/mies (cena za outsourcing księgowy).

[1] zawiera sporządzenie CIT, VAT oraz wsparcie indywidualnego opiekuna, reprezentującego klienta w relacjach ze specjalistami ds. finansów spółek, doradcami podatkowymi etc.

[2] cena raportu zależy od indywidualnych potrzeb klienta i związanej z tym czasochłonności