Zgodnie ze zmianami Ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w formie elektronicznej, podpisane za pomocą elektronicznego podpisu oraz złożone do KRS również w wersji elektronicznej. Obecnie nie ma możliwości przygotowywania i podpisywania sprawozdań w formie papierowej, jak to miało miejsce do tej pory. Dlatego członkowie zarządów podmiotów prawnych powinni zaopatrzyć się już dziś w tzw. kwalifikowane podpisy elektroniczne (na ten moment nie ma innych sposobów złożenia podpisu elektronicznego) oraz założyć konto na portalu eKRS (w celu złożenia sprawozdania).

Proces składania sprawozdań finansowych

Sprawozdanie finansowe zostaje przygotowane przez dostawcę usług księgowych oraz podpisane elektronicznie przez osobę sporządzającą sprawozdanie. Potem tak przygotowane sprawozdanie zostaje wysłane do członka zarządu klienta i powinno ono zostać podpisane (podpisem elektronicznym) przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu. Oznacza to, wg informacji, które uzyskaliśmy, że wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć podpisy.

Na tę chwilę w związku z problemami po stronie KRS praktycznie jedynym sposobem podpisania sprawozdania jest tzw. podpis kwalifikowany.

Podpisy kwalifikowane, dla każdego członka zarządu, muszą zostać wyrobione osobiście, u jednego z dostawców. Jak wynika z informacji na stronie Narodowego Banku Polskiego – jest pięciu dostawców podpisu kwalifikowanego: Eurocert, KIR, PWPW, Certum oraz Cencert. Zakupu można dokonać on-line na stronach internetowych dostawców.

Po podpisaniu sprawozdania przez Zarząd należy złożyć sprawozdanie do KRS, również w wersji elektronicznej, na stronie internetowej:

https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/

Zgodnie z aktualnymi przepisami dostawca usług księgowych w outsourcingu nie może w imieniu klientów złożyć sprawozdania finansowego. Alternatywnym rozwiązaniem jest tylko działanie przez pełnomocnika procesowego, czyli odpowiednio umocowanego prawnika.