W procesie świadczenia usługi księgowość outsourcing, jesteśmy gotowi do kompleksowej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – centralnej platformy Ministerstwa Finansów służącej do wystawiania, przesyłania, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Chcesz przejść na KSeF bez chaosu i ryzyka?
CDB prowadzi swoich klientów krok po kroku – od nadania pierwszych uprawnień po pełną automatyzację obiegu faktur, co obejmuje:
- analizę gotowości organizacyjnej i technicznej firmy
- procedury nadawania uprawnień w KSeF (ZAW-FA, tokeny, certyfikaty)
- procedury ochrony przed fikcyjnymi (tzw. scamowymi) fakturami
- integrację programów księgowych/ERP/sprzedażowych z API KSeF 2.0
- obsługę faktur przychodzących i wychodzących w modelu pełnego outsourcingu księgowego
- wdrożenie trybów awaryjnych i offline
- szkolenie pracowników klientów
Skontaktuj się z nami – przygotujemy Twoją firmę na cyfrową rewolucję w rozliczeniach.
Baza wiedzy
NAJWAŻNIEJSZE TERMINY
Co zmienia KSeF?
KSeF pozwala na wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Docelowo KSeF ma zastąpić faktury papierowe i elektroniczne, stając się jedyną formą dokumentowania transakcji handlowych.
- Faktura ustrukturyzowana = tylko ta wystawiona w KSeF i posiadająca numer KSeF.
- Plik PDF lub faktura e-mailowa przestaje być dokumentem księgowym.
- Nie ma możliwości edytowania ani usunięcia faktury po wysyłce. Ewentualne zmiany wykonuje się wyłącznie przez fakturę korygującą.
- Wizualizacja faktury (np. PDF) ma charakter pomocniczy – to nie dokument księgowy.
KORZYŚCI I OBOWIĄZKI
KSeF nie musi być problemem ani zagrożeniem (scamowe faktury) – o ile wdrożenie nie jest robione „na ostatnią chwilę” i bez planu.
CDB pomaga przejść przez cały proces bez stresu – technicznie, organizacyjnie i proceduralnie.
Q&A – Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Czym jest KSeF?
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
DATY OBOWIĄZYWANIA KSeF
Czy PDF lub faktura wysłana mailem będzie jeszcze ważna?
Jak można zalogować się do KSeF?
- Profil Zaufany / e-Dowód (dla osób fizycznych),
- Certyfikat kwalifikowany / pieczęć elektroniczna (dla firm),
- Token lub uprawnienia nadane w systemie (dla pracowników lub biura księgowego).
Czy można wystawić fakturę bez Internetu?
Czy w KSeF można poprawić błędną fakturę?
Czy KSeF będzie przechowywał faktury mojej firmy?
Czy mogę przekazać obsługę KSeF do biura księgowego?
Od czego powinienem zacząć przygotowanie?
Co to są fikcyjne (scamowe) faktury
Jak uniknąć scamowych sytuacji w KSeF?
- Ktoś wystawia faktury „za nas”: Stosować zasadę minimalnych uprawnień (tylko osoby absolutnie konieczne mają dostęp).
- Nie wiem, czy ktoś wysłał fakturę w moim imieniu: Regularnie sprawdzać „faktury wysłane” w KSeF lub wdrożyć monitoring automatyczny.
- Pracownik odchodzi z firmy i wciąż ma dostęp: Wprowadzić procedurę natychmiastowego odbierania uprawnień przy rozstaniu.
- Odbieram nadal faktury mailem: Nie traktować niczego spoza KSeF jako faktury — nawet jeśli wygląda „identycznie”.
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF – jak ich uniknąć
Błąd 1: „Zajmiemy się tym później – jeszcze mamy czas”
Wbrew pozorom wdrożenie KSeF to nie tylko kliknięcie jednego przycisku. To proces, który obejmuje konfigurację uprawnień, dostosowanie programów, przeszkolenie pracowników i testy obiegu faktur.
Rozwiązanie: rozpocznij wdrożenie pilotażowe już teraz, nawet na niewielkiej liczbie dokumentów. CDB może przeprowadzić analizę gotowości Twojej firmy.
Błąd 2: Nadanie pełnych uprawnień wszystkim pracownikom
W KSeF każdy dostęp jest rejestrowany i przypisywany do konkretnej osoby lub podmiotu. Nadanie zbyt szerokich uprawnień może skutkować ryzykiem nadużyć, błędnego wystawienia faktur, niemożliwością zdiagnozowania kto popełnił błąd.
Rozwiązanie: wprowadź politykę minimalnych uprawnień (zasada „tylko tyle, ile konieczne”). CDB pomaga przypisać właściwe role i zabezpieczyć proces.
Błąd 3: Brak procedury na awarie i pracę offline
System wymaga przesłania faktur w ciągu 7 dni od wystawienia w trybie offline. Firmy, które o tym zapomną, narażają się na uznanie faktury za niewystawioną.
Rozwiązanie: opracuj plan awaryjny – kto odpowiada za monitorowanie wysyłek? Kto sprawdza status faktur? CDB przygotowuje gotowe scenariusze „co zrobić, gdy KSeF nie działa”.
Błąd 4: Przeświadczenie, że wystarczy PDF „na pamiątkę”
Wizualizacja faktury (PNG, PDF) nie jest dokumentem księgowym. Niektóre firmy nadal przyjmują dokumenty mailem, co po wdrożeniu KSeF będzie niezgodne z prawem.
Rozwiązanie: ustaw jedno źródło prawdy – odbiór faktur TYLKO z KSeF. CDB automatyzuje pobieranie i klasyfikację faktur przychodzących dla klientów.
Błąd 5: Ignorowanie integracji z obecnym systemem księgowym / ERP
Nie wszystkie programy obsługują KSeF tak samo. Niektóre wysyłają tylko faktury, ale nie pobierają tych przychodzących. Inne nie wspierają korekt.
Rozwiązanie: wykonaj test zgodności systemu – czy obsługuje pełny cykl? Czy wspiera korekty, duplikaty, faktury zaliczkowe? CDB pomaga w audycie technicznym (skoordynowaniu z właścicielem systemu i otrzymaniem przez klienta rozwiązania „plug & play”.
Błąd 6: Brak edukacji pracowników
KSeF zmienia procedury sprzedaży, księgowości, kadr, a nawet administracji. Jeśli pracownicy nie rozumieją nowych zasad, pojawi się chaos.
Rozwiązanie: przeprowadź krótkie i konkretne szkolenie, poproś o pomoc CDB w organizacji szkolenia lub wysyłanie pomocnych instrukcji.
Źródło informacji: https://ksef.podatki.gov.pl/