Portal pracowniczy

Portal pracowniczy

Portal Pracowniczy CDB Personnal System to narzędzie ułatwiające przede wszystkim proces obiegu dokumentów kadrowych w firmie. Daje możliwość ich wieloszczeblowej akceptacji, dzięki czemu jest niezwykle przydatne m.in. w procesach związanych z zatrudnianiem, zmianą warunków oraz zwalnianiem pracowników, ale także przy zawieraniu umów cywilno-prawnych.

Główną zaletą narzędzia CDB Personnel System (opartego na Document Management System) jest możliwość jego dostosowania do indywidualnych potrzeb Klienta oraz możliwość jego wykorzystania do każdego, powtarzającego się w organizacji procesu.

Rola CDB Personnel System w organizacji

Wdrożenie u naszych Klientów przedstawionego Systemu pozwoliło na eliminację wielu problemów, związanych, przede wszystkim, z terminowością czy szybkością przepływu danych i ich poufnością oraz satysfakcją pracowników ze współpracy z działem kadr i płac. Koszty obsługi kadrowo-płacowej zostały obniżone (automatyzacji wielu powtarzalnych procesów obniżono koszty obsługi kadrowej nawet o 30%), wzrosło bezpieczeństwo prawne, a powtarzające się pomyłki zostały wyeliminowane. Jednocześnie wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych zostały spełnione.

Główne korzyści z wdrożenia Systemu

• Eliminacja nieterminowości
  Dzięki wdrożeniu Systemu lub jego wybranych funkcji, przedsiębiorcy eliminują trudności związane z nieterminowym spływaniem dokumentów do akt osobowych, co wyklucza możliwość nałożenia kar ze strony urzędów – PIP oraz ZUS (które zdarzają się nawet za pozornie nieistotne braki).
• Zaprzestanie przekraczania kompetencji
  System kontroluje przekroczenia „norm” i zgodność z ustalonymi, wewnętrznymi procedurami już na etapie wnioskowania o zatrudnienie. Proces elektronicznej akceptacji zatrudnienia jest pod pełną kontrolą przełożonych lub nawet może zostać zablokowany np. przy przekroczeniu siatki płac czy wskaźników headcounts, FTE/POS (Full Time Equivalent/Points of Sales).
• Oszczędność czasu i kosztów
  System zapewnia możliwość wykonywania wszystkich czynności on-line, z zachowaniem wysokich wymogów bezpieczeństwa danych. Zadania związane z obiegiem papierowym dokumentów są zredukowane do minimum, czyli do wydrukowania i podpisania dokumentów (tylko jeżeli jest to konieczne).
• Poprawa komunikacji i eliminacja błędów
  System usprawnia komunikację miedzy działami (np. między kadrowym a księgowym). Najczęstsze problemy w tym zakresie, jak np.: brak potrąceń zaliczek, źle naliczone podatki od benefitów pracowniczych, źle zaksięgowane listy płac, błędy w rezerwach urlopowych na koniec roku – przestają mieć miejsce. Menedżerowie nie tracą czasu na wyjaśnianie nieścisłości czy korygowanie błędów w raportach i informacji zarządczej.
• Raporty „na guzik”
  Wykorzystanie Systemu pozwala na szybki dostęp do danych i krótki czas oczekiwania na kluczowe do zarządzania raporty i informacje (niewykorzystane urlopy, łączne koszty wynagrodzeń wg różnych kryteriów, czas pracy wg rożnych kryteriów, raport o brakach w dokumentacji pracowniczej w celu jej uzupełnienia (szkolenia BHP, oświadczenia), raport o zbliżających się terminach (np. ważności badań okresowych czy sanitarno-epidemiologicznych, uprawnień czasowych itp.) Dodatkowo jest możliwość przeprowadzania analiz pokazujących dane charakterystyczne dla danej branży (np. ilość FTE* zatrudnionych/punkt sprzedaży czy koszty rotacji na określonych stanowiskach).