Od nowego roku 2020 weszły w życie przepisy związane z tzw. białą listą podatników VAT.
Dostosowanie procedur
Niesie to za sobą szereg konsekwencji dla przedsiębiorców. Między innymi powinni zwrócić uwagę na dostosowanie w ww. zakresie procedur współpracy z dostawcą usług finansowo-księgowych (szczególnie w przypadku księgowości w outsourcing).
Przelewy na rachunki znajdujące się na białej liście
Głównym zagadnieniem związanym z tzw. białą listą jest to, że każdy przelew, dokonywany przez firmę na rzecz swojego kontrahenta, zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT dokonujemy na rachunek, który został zgłoszony do ewidencji i znajduje się na białej liście.
Kto ma obowiązek sprawdzania rachunków
Pamiętajmy, że obowiązek takiego sprawdzenia spoczywa na stronie dokonującej przelewu dla transakcji przekraczającej 15 000 zł. W przypadku płatności dokonywanej w formie zaliczek lub płatności w częściach, limit w wysokości 15 000 zł dotyczy kwoty całej transakcji wynikającej z kontraktu, a nie pojedynczej płatności.
Brak rachunku kontrahenta na białej liście
Jeżeli po weryfikacji na białej liście okaże się, że przelew wykonujemy na rachunek nieznajdujący się na białej liście, mamy 3 możliwości.
Opcja 1
Nie zrobić przelewu i poinformować kontrahenta, że do czasu zgłoszenia rachunku na białą listę nie dokonamy przelewu (w niektórych przypadkach może to być trudne do wyegzekwowania). Na przykład niezapłacenie dostawcy internetu może spowodować brak dostępu do „sieci”. Skutecznie sparaliżuje działalność firmy.
Opcja 2
Dokonać przelewu i w ciągu 3 dni zgłosić do właściwego US, że dokonano przelewu na rachunek spoza białej listy (wzór zgłoszeń publikowany jest przez Ministerstwo Finansów),
Opcja 3
Dokonać przelewu i nie informować właściwego US. Zwróćmy uwagę, że w takiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest poinformować osoby odpowiedziane za księgowość firmy o tym, że dokonał przelewu poza białą listę. Jest to ważne, ponieważ obsługujący firmę specjalista ds. finansów spółek musi prawidłowo skorygować podatek CIT (kwoty zapłacone przelewem na rachunek spoza białej listy muszą zostać usunięte z kosztów uzyskania przychodu).
Jak dokonać zawiadomienia
Zawiadomienie, o którym mowa w punkcie 2, można dokonać w formie elektronicznej profilem zaufanym na stronie: www.podatki.gov.pl
lub w formie papierowej do US właściwego dla odbiorcy przelewu, na formularzu dostępnym również na ww. stronie internetowej.
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Podsumowując, najbardziej dotkliwą karą jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów całej kwoty przelewu.
Zwróćmy uwagę, że przedsiębiorca ponosi ponadto odpowiedzialność solidarną, wraz ze swoim kontrahentem, za zaległości podatkowe w VAT, jeżeli takie wystąpią.
Zespół Księgowość Outsourcing