Zgodnie z przepisami (Ustawa o podatku dochodowym i Ustawa o VAT) przedsiębiorca po wystawieniu faktury sprzedaży, jest zobowiązany naliczyć i odprowadzić od niej podatki (dochodowy oraz VAT). Co do zasady dzieje się tak bez względu na to czy kontrahent zapłacił należność z tytułu wystawionej faktury, czy nie.
W przypadku podatku VAT, od bieżącego roku (tj.2019) wchodzą w życie przepisy, skracające możliwość skorygowania VAT od nieopłaconych faktur. Jeżeli nie otrzymaliśmy należności, po 90 dniach od terminu płatności widniejącego na fakturze, możemy zapłacony od niej VAT odzyskać, korygując kwotę VAT za bieżący miesiąc. Nie dotyczy to oczywiście podatników rozliczających się tzw. metodą kasową.
W przypadku podatku dochodowego sprawa nie jest tak oczywista .Podatek można skorygować tylko w określonych sytuacjach zdefiniowanych w Ustawie o podatku dochodowym.
Kwoty niewindykowane można ująć w kosztach podatkowych, jeśli podatnik dokona na nie odpisu i jednocześnie ich nieściągalność została uprawdopodobniona poprzez:
- postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego albo
- postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność wymieniona w pkt a, lub
c) zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
- protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności.
Istnieje również możliwość uznania za koszty podatkowe, dokonania aktualizacji wartości należności, w innych przypadkach niż określone powyżej. Jest to możliwe w sytuacji, kiedy zgodnie z polityką rachunkowości i Ustawą o rachunkowości, w firmie zostały dokonane odpisy aktualizujące wartość należności a jednocześnie zaszła co najmniej jedna z poniższych przesłanek:
a) dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość albo
b) zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w Ustawie z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
c) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
d) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.
Jak skutecznie skorzystać z możliwości uznania całości lub części niezwindykowanej należności za koszt podatkowy?
Niezbędna jest w tym przypadku bliska współpraca pomiędzy podatnikiem a księgowym – firmą obsługującą ją księgowo w outsourcingu (tzw. outsourcerem księgowym).
Polityka rachunkowości powinna zawierać zasady aktualizacji należności oraz tworzenia odpisów (zgodne z Ustawą o rachunkowości).
Powinny również powstać procedury wymiany informacji pomiędzy komórką zajmującą się windykacją a outsourcerem księgowym, do którego muszą trafiać dokumenty/kopie związane z windykacją, przewidziane w Ustawie o rachunkowości.
Przykład
Procedury windykacyjne mogą przewidywać, że w przypadku należności przeterminowanej powyżej 3 miesięcy, sprawa jest kierowana do sądu, a wg polityki rachunkowości, w takiej sytuacji robiona jest aktualizacja należności w wysokości 30% wartości faktury.
W takim przypadku outsourcer księgowy powinien co miesiąc, wysyłać do komórki windykacyjnej bieżącą listę należności przedterminowych, wraz z okresem ich przeterminowania. Na jej podstawie komórka windykacyjna wszczyna postępowania przeciwko dłużnikom, w tym kieruje sprawy do sądu. Po skierowaniu sprawy do sądu kopia pozwu powinna trafić do księgowości. Księgowy w tym momencie tworzy odpis aktualizujący np. w wysokości 30% i jednocześnie uwzględnia ten koszt w rozliczeniu podatku dochodowego CIT .
Od tego momentu proces windykacji przebiega zgodnie z procedurami firmy. W momencie, kiedy sprawa zostanie skierowana do komornika, a ten po nieudanej próbie windykacji przesyła pismo o umorzeniu sprawy, pismo takie powinno trafić do księgowości (dostawcy usługi księgowości w outsourcing). Na podstawie tego pisma zostaje dokonany pełny odpis (czyli na brakujące 70%) i jest on uwzględniony w bieżących rozliczeniach podatkowych.
Przypadki, w których można dokonać odpisu aktualizującego wymienione są w Ustawie i obejmują:
Nieściągalność wierzytelności, uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności, jeżeli:
a) dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość albo
b) zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w Ustawie z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
c) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
d) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.